发布日期: 2017/04/01
为促进我校与各国、地区及国际组织间的学术交流与合作，提高我校的学术地位和国际知名度，按上级有关部门要求，特制订国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会申报程序。
举办国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会应具备的条件及应注意的事宜：
1. 有利于促进我校教育科研事业发展，有利于提高我校国际声望和维护国家利益，确有较高学术水平的自然科学技术领域的会议可积极举办；
2. 一般性的研讨会、交流会、论坛以及涉及敏感问题的会议不宜举办；
3. 具有一定的工作基础；
4. 应能组织一定数量和质量的学术论文；
5. 会议经费有保证；
6. 在申报、筹备及会议过程中，要注意“一中一台”等政治问题及其他敏感问题。
申办程序
自2007年起，所有在华举办国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会均由学校上报教育部审批、备案。申办程序分为预报、正式申报两步。
（一）会议类别
按会议规模及内容，可分为：
1. 小型双边会议
2. 一般性国际会议
（1）外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议；
（2）外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。
3. 重大国际会议
（二）预报
1. 凡申办外宾人数在30人以上的国际会议，每年须预报明、后两年的计划，由教育部初审，并纳入年度计划。
2. 会议预报时间为：
一般性国际会议：每年2月和9月各预报一次
重大国际会议：每年9月预报一次
3. 预报方式： 学院统一组织于每年2月15日前和9月15日前报送国际合作与交流处
4. 预报材料：《上海交通大学举办国际会议和沪港（澳）、海峡两岸研讨会预报表》
5. 教育部将不再受理未纳入年度计划或未通过初审的会议申请。
（三）正式申报
1. 一般性国际会议，须至少在对外承诺或向外发出会议1号通知前4个月将正式书面申报表送国际合作与交流处；
2. 重大国际会议，须至少在对外承诺或向外发出会议1号通知前5个月将正式书面申报表送国际合作与交流处；
3. 申报获得批准后，方可对外宣布或承诺。
4. 未经批准，任何院系部处及下属单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议，不得以“与外方已商妥”、“会议通知已发出”等为由要求上级部门的认可和批准。
申报内容包括：
1. 会议名称（中、英文）、举办日期、初步议程；
2. 会议背景（有无国际组织参与、国际组织简介、历次会议简介）；
3. 会议主题、议题、必要性和预期达到的目的；
4. 会议主办、合办、协办和承办方；
5. 外方主办、协办、合办或委托机构情况简介；
6. 会议规模、中外代表人数、重要代表名单（单位、职务）、组委会/筹委会组成、大会主席；
7. 是否邀请外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、国际知名和有特殊背景人士、港澳官方人士、台湾人士；
8. 经费预算及来源；
9. 如系我校承办，需主办单位出具委托书及中文翻译件。
申报流程：
2. 由国际合作与交流处/港澳台办公室负责审核申请报告，经相关单位会签意见，并报主管校领导审核后上报教育部审批。
