上海交通大学国际会议专项资助基金主要用于资助我校主/承办的高水平国际学术会议。专项资助基金的开支范围限于符合相关文件要求的大会特邀报告着、国际知名学者等的差旅费、会议资料费、论文印刷费、会场费等。

资助额度：一般不超过5万元。特别重要会议可提高资助额，但申请资助金额不超过会议总经费的50%。

 

申请时间：根据教育部在华举办国际会议管理办法规定，举办国际会议必须进行预报、申报两个步骤（一般情况下，教育部不受理未预报的国际会议的申报）。预报国际会议每年两次，分别为3月（开会时间是当年4月至10月）和9月（开会时间是当年11月至来年4月）（重大国际会议每年一次，每年9月）。预报后即可申报。如有特殊情况另行申请。

 

申请结果：校“211工程”办公室每年分别在4月30日和10月30日前将审批结果反馈各相关院系。

 

如果专项资助被批准，申请单位在接到批准资助的通知后，填写《上海交通大学“重点建设”（子）项目年度计划汇总》上交“211工程”办公室。

 

“211工程”办公室在收到《上海交通大学“重点建设”（子）项目年度计划汇总》并经审查合格后，返回相关院系。

 

专项资助基金必须专款专用，结余上缴。主办/承办单位在会议结束一个月内将会议决算交“211工程”办公室，必要时将对资金使用情况进行审计。

 

申请提交材料：《国际会议专项资助基金申请表》，会议批文，会议宣传文件等

 

申报方式：会议组织者提出申请，材料送交国际化与公共关系办公室，经学院外事主管院长审核签章后，递交到校科研院签字盖章，最终递交到国际合作与交流处

 

 

1. 会议结束一个月内将会议总结（附照片），报销单（俗称白贴头），也可网上打印预约单（专项资助账号可寻问学院国际化办公室史老师。34205466），业务费单据送交国际化与公共关系办公室。

2. 学院外事相关领导审核签章。

3. 接待人持审核后的报销单据到财务处报销。

备注：

1. 请严格控制经费使用范围，专款专用。

2. 在报销单内容备注上注明“会议得到上海交通大学‘国际会议专项资助基金’资助”的字样。

3. “业务费”具体包括：大会特邀报告者、国际著名学者的差旅费，会议资料费，论文印刷费，会场费，市内交通费。不能报销的费用为：餐饮，旅游，礼品的费用。

专项基金必须在自然年度内完成报销，会议结束后尽快办理。