第一条 为进一步落实《面向21世纪教育振兴行动计划》，更好地贯彻“科教兴国”、“科教兴市”战略，按照学校学科发展总体部署和规划，结合学校人才培养特点和学科布局及发展的需要，支持新兴学科，改造传统学科，促进学科交叉，促进国际同行交流，实施国际化办学，提高学校学科整体水平及学校整体实力和国际影响力，决定设立上海交通大学国际会议专项资助基金（以下简称专项基金）。

为加强对专项基金的管理，提高资金使用效率，特制定本管理办法。

 

第二条 专项基金的资助原则为：发扬民主、专家评议、公正合理、择优配套资助、专款专用。

学校支持高水平的会议、系列性的会议，鼓励多渠道筹措经费。

 

第三条 资助范围包括：

 

1、我校各单位在中国境内主办或承办高层次、高水平的国际性学术会议；

2、我校各单位举办有影响力的国际学生竞赛。

 

第四条 国际合作与交流处负责专项基金日常使用的审批与管理。专项基金的使用必须符合本办法及相关规章制度的要求。

 

 

第五条 各院系及相关部处按年度向国际合作与交流处提出申请。每年度办理两次，第一次受理时间为4月1日至4月30日，第二次受理时间为10月1日至10月31日，分别受理当年6月至11月间，12月至次年5月间举行的国际会议的基金申请，已经召开的会议不接受补报。遇有特殊情况另行申请。

 

第六条 国际会议或学生竞赛的资助额一般不超过5万元。特别重要的会议或竞赛可提高资助额，但申请资助金额不超过活动总经费的50%。

 

第七条 在提出申请之前，必须明确有关内容：会议主题、会议议题、举办日期、初步日程；会议规模、大会主席名单、程序委员会/组织委员会组成名单、特邀报告者名单；如有协办或承办单位，须列出单位简介；须有上级批准单位的书面批复文件，如我校为承办单位，须有主办单位的委托书；会议预算及来源。上述内容的有关原始资料及中英文征文通知须在申请时一并提交。

 

第八条 申请单位应填写《上海交通大学国际会议专项资助基金申请表》（以下简称《申请表》）。经单位负责人、学术分委会主任签署意见，单位盖章后将《申请表》一式二份报送国际合作与交流处。

 

第九条 国际合作与交流处对申请进行初步审核，并组织专家进行评审。专家的评审意见作为校领导审批的重要依据。

 

第十条 如果专项资助被批准，申请单位在接到批准资助的通知后，填写《上海交通大学“985工程”建设项目年度计划》报送国际合作与交流处。国际合作与交流处在收到《上海交通大学“985工程”建设项目年度计划》并审查合格后，返还相关院系。

 

 

第十一条 专项资助基金的使用严格按照财政部、教育部发布的《“985工程”专项资金管理办法》（财教〔2004〕117号）及《上海交通大学“985工程”三期建设项目专项资金使用管理实施细则》的规定执行。

 

第十二条 专项基金的开支范围仅限于符合相关文件要求的大会特邀报告者、国际著名学者等的差旅费、会议资料费、论文印刷费、会场费等。

 

第十三条 专项基金必须专款专用，节余上缴。主办/承办单位在会议结束一个月内将会议决算交“985工程”办公室，必要时将对资金使用情况进行审计。

 

 

第十四条 学校鼓励会议主办/承办单位采用现代会务模式，以会养会，会议形式应务实从简，杜绝浪费，不断提高主办/承办能力和主办/承办质量。

 

第十五条 专项基金所资助的国际会议论文集应注明上海交通大学“国际会议专项基金”资助，会议结束一月内将会议论文集和会议总结报送国际合作与交流处备案。

 

第十六条 本办法由校“985工程”办公室、国际合作与交流处负责解释。

 

第十七条 本办法自发布之日起执行。